Une réponse à chaque friction du terrain
Tout ce dont votre établissement a besoin pour piloter les demandes d'événements : un formulaire cadré, un circuit de validation à votre image, des rôles clairs et des données protégées.
Demandes d'événements
Un formulaire structuré qui guide vos associations et cadre chaque demande dès le départ.
Formulaire en 5 sections : responsable, description, date & lieu, participants, logistique
Types d'événements configurables avec un délai minimum de soumission propre à chacun
Choix de l'espace parmi les lieux que vous définissez, avec horaires de début et de fin
Pièces justificatives, brouillons enregistrés automatiquement toutes les 30 secondes
Circuit de validation
Un workflow que vous modélisez à l'image de votre organisation, de 1 à 3 niveaux.
De 1 à 3 niveaux de validation (ex. Bureau → Direction → Présidence)
Second avis consultatif entre valideurs pour les cas sensibles
Option de double validation : deux approbations distinctes par niveau
Approuver, refuser (motif) ou demander une modification, avec historique complet
Rôles & associations
Chaque acteur du campus dispose des droits qui correspondent à sa fonction.
Trois rôles : Organisateur, Validateur, Administrateur
Associations avec bureau et rôles (président, trésorier, secrétaire, membre)
Inscription encadrée par clés à usage et durée de validité limités
Notifications ciblées par rôle et par catégorie (in-app, sons, rétention réglable)
Pilotage & statistiques
Une lecture claire de l'activité événementielle de votre établissement.
Indicateurs clés : taux de validation, délai moyen de traitement, volume d'événements
Vue calendrier hebdomadaire des créneaux, filtrable par espace
Filtres par période, type d'événement et statut
Exports Excel et PDF des données et récapitulatifs
Un rôle pour chaque acteur
Trois rôles couvrent l'ensemble du parcours, du dépôt de la demande à son analyse. Chacun ne voit et ne fait que ce qui le concerne.
Organisateur
Membres d'associations
- Créer et soumettre des demandes d'événements
- Suivre le statut de ses demandes en temps réel
- Répondre aux demandes de modification des valideurs
- Télécharger le récapitulatif d'un événement validé
Validateur
Responsables, bureau, direction
- Approuver, refuser ou demander une modification
- Consulter le calendrier des créneaux et repérer les conflits
- Solliciter le second avis d'un collègue
- Accéder à l'historique de ses décisions
Administrateur
Responsable administratif, DSI
- Configurer le workflow, les espaces et les types d'événements
- Personnaliser le formulaire (champs, sections, conditions)
- Gérer les utilisateurs, les rôles et les associations
- Suivre les statistiques de l'établissement
FOMOZ en situation
Quelques exemples de scénarios courants sur un campus, et la façon dont la plateforme les prend en charge.
Une conférence avec intervenant externe
Une association soumet sa demande au-delà du délai minimum du type « Conférence ». Le formulaire collecte l'intervenant et ses coordonnées via un champ conditionnel. Le bureau valide au niveau 1, la direction confirme au niveau 2 : l'événement est planifié sans un seul mail.
Une soirée à cadrer en amont
Le type « Soirée » impose un délai minimum plus long et des besoins logistiques détaillés. En cas d'hésitation, le valideur demande un second avis à un collègue avant de trancher, tout en gardant la main sur la décision finale.
Éviter les doubles réservations
Chaque demande cible un espace et un créneau précis. Le calendrier hebdomadaire, filtrable par lieu, permet aux valideurs de visualiser l'occupation et d'écarter les conflits avant d'approuver.
Rendre compte de l'activité
En fin de semestre, l'administration filtre les événements par période et par type, consulte le taux de validation et le délai moyen de traitement, puis exporte le tout en Excel ou PDF pour son bilan.
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